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如何有效发挥办公室的协调作用

办公室是单位的“窗口”部门,更是部门沟通和上下级联系的重要组织,在单位中发挥着重要的作用。随着单位的不断发展,办公室工作模式得到了不断完善和优化,但办公室的办事效率影响着整个单位的工作效率和服务效果。

办公室在单位中起到承上启下的作用,更是各个部门相互配合的关键组织,所以涉及的工作内容就比较广泛,一旦工作出现任何纰漏,都可能为单位造成巨大的损失。特别是随着单位的不断发展,办公室的工作内容会更加繁琐。而在这种高压力下,办公室如何让才能发挥出真正的作用?

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一、统筹兼顾,正确处理“三个关系”

由于办公室的工作量较大,经常有熬夜加班的情况发生,在这种高压环境中如何能做到头脑清晰,就需要处理好“三个关系”。

(一)处理好轻重平衡的关系。办公室所服务的对象是整个单位,包含上级领导和下级单位。对于这些关系,应该进行合理的协调工作,不仅要抓重点,同时也要兼顾一般,才能真正让单位工作协调发展。

(二)处理好上下级的关系。服务于上级领导时,不能盲目服从指示,而是在服从中发挥参谋的作用,但不越位处理。在下级员工中,不仅要按照领导的指示对其精神进行加强,也要树立正确的服务思想,并不断对其进行巩固。

(三)处理好中心工作和日常工作的关系。不管是中心工作还是日常工作都需要平衡处理,切不可偏袒哪一方,而是将工作进行统一,做到真正的两手抓。此外,在对工作计划进行制定时,根据自己的工作经验将可能发生的事情列入其中,并按顺序进行完成;工作有急缓、轻重之分,对于一些急、重的工作要将大部分精力投入其中,而比较轻的任务就可以较少的时间进行处理。

二、提高效率,实现“三化”目标

要充分发挥办公室的职能作用,应该从三个方面着手,即:管理、协调和服务,不断提高办事质量和效率,努力实现“三化”目标。

(一)管理精细化。1.细化岗位分配。根据相关标准和要求,对办公室岗位制度进行完善,按照科学的方式对岗位进行分配,同时对员工进行合理的分工,根据个人能力和特点制定合适的任务。2.优化工作流程。借鉴相关管理理论,对工作程序进行简化,让工作环节更加清晰,让各个环节中的员工都可以充分认识到自己的责任。3.建立考核制度。在岗位体系中,制定合理的奖惩制度,保证员工可以获得公平的对待,提高办公室员工的积极性。

(二)协调科学化。1.充分发挥桥梁纽带作用。通过协调,可以对上下级的工作进行相互传递,而这种传递不仅是上下进行的,也可以是左右联络的。2.充分发挥综合协调作用。在办公室中沟通、协调和综合是特别重要的工作内容。3.充分发挥“一盘棋”作用。办公室工作其实是一个整体工作,所以它的正常运转需要办公室所有员工的相互合作和相互团结。而员工之间的个性需要经过长期的磨合,才能做到相互信任和理解,从而发挥员工工作的能力,提高工作效率。

(三)服务优质化。办公室的主要工作方向就是服务,并对上级领导、部门和基层提供服务。而由于服务的对象不同,工作的内容也会有所变化,但是在服务中应该树立“三种意识”。1.树立超前服务意识。首先,对办公室的工作规律进行分析和总结,并利用已经总结出的经验提高工作的主动性,促进工作流程的规范化;其次,有计划地进行工作,并增强预测能力。2.树立服务全局的意识。对于日常工作要做到事无巨细,根据工作内容的核心,提供有效的参考,并对其进行分析。积极主动地开展相关工作,并将工作内容落实到全局中。3.树立优质服务的意识。制定标准的工作流程,实现真正的“零差错”,对工作的每个环节都应该保持严谨的态度。对于传统的工作模式进行改变,对工作进行不断的创新,对工作中的漏洞不断进行改善,保证在为单位服务的过程中有更高的服务水准。

 

 

 



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